問い合わせメールを grip に取り込んで、 会社やコンタクトの履歴として残せます。 「サイトの閲覧履歴」と「実際のやりとり」が 1 か所にまとまるので、 担当者が変わっても経緯を追えます。
1. 自動転送先アドレス
この機能の入口です。 grip は各社に専用の受け取り用アドレスを発行しています。 このアドレス宛に届いたメールが、 grip の受信箱に取り込まれます。
アドレスの形
「会社管理」＞「メール管理」タブを開くと、 左上に「自動転送先アドレス」のカードがあります。 次の形のアドレスが表示されています。
forward+r○○○○○○○○@inbound.grip.space
└─ ここがご契約ごとに異なる文字列このアドレスは自社専用です。 途中の文字列でどの会社宛かを判別しているため、 他社と共有したり、 一部を書き換えたりすると取り込まれません。 右の「コピー」ボタンで正確に取得してください。
※ アドレスが外部に漏れると、 第三者があなたの受信箱にメールを送り込めてしまいます。 社外に公開しないでください。 漏れてしまった場合はアドレスの再発行が必要になりますので、 サポート（support@grip.space）までご連絡ください。
受信の停止と再開
カードの右にあるボタンで、 取り込みの「受信中」／「受信停止中」を切り替えられます。 停止している間に届いたメールは取り込まれません。 初めて使うときは「受信中」になっているか確認してください。
転送を設定する
コピーしたアドレスを、 普段お使いのメールソフト側で転送先として登録します。 grip が相手のメールボックスに接続することはありません。
| やり方 | 内容 |
|---|---|
| 自動転送を設定する | Gmail / Outlook などの設定画面で、 転送先にこのアドレスを登録します。 問い合わせ用アドレス宛のメールを丸ごと流し込む使い方です |
| CC に入れる | お客様へ返信するときに、 このアドレスを CC に加えます。 自社が送ったメールも履歴に残せます |
※ Gmail の自動転送は、 設定時に転送先の確認手続きを求められる場合があります。 その確認メールも grip の受信箱に届くので、 そこに書かれたコードまたはリンクで承認してください。
2. 自社ドメインの登録
転送先アドレスの右隣にあるカードです。 自社が使っているメールのドメイン（例：grip-space.co.jp）を入力して「追加」を押します。 複数登録できます。
ここに登録したドメインから届いたメールは「自社が送ったメール」として扱われ、 差出人ではなく宛先（To）のほうで会社やコンタクトを探しにいきます。
登録しないと、 CC で取り込んだ自社スタッフの返信まで「お客様からのメール」として扱われます。 紐付け先も間違ったものになるため、 最初に必ず登録してください。
※ 登録済みのドメインは「×」で削除できます。
3. 受信箱の使い方
取り込まれたメールは一覧で表示されます。 見た目は一般的なメールソフトと同じです。
| 操作 | 内容 |
|---|---|
| 絞り込み | 受信トレイ / 未紐付け / 紐付け済み / アーカイブ / すべてで切り替えます。 それぞれ件数が出るので、 「未紐付け」を 0 件にしていくのが日々の運用です |
| 検索 | 送信者 / 会社名 / 件名を部分一致で絞り込めます |
| 本文を開く | 行をクリックすると差出人・日時・本文が表示されます |
| 返信 | その場から返信できます |
| アーカイブ | 対応が済んだメールを一覧から外します。 複数まとめてアーカイブもできます |
| もっと読み込む | 古いメールを追加で読み込みます |
4. 会社・コンタクトへの紐付け
ここが一番大事な操作です。 メールを会社に紐付けると、 その会社の履歴にやりとりが残ります。
自動で紐付く場合
差出人のメールアドレスのドメインから会社を探します。 候補が 1 件だけなら自動で紐付きます。 何もしなくて構いません。
候補から選ぶ場合
候補が複数ある場合は「ドメイン候補」として会社名が並びます。 正しいものをクリックすれば紐付きます。
見つからない場合
会社名で検索して紐付けられます。 会社名 / URL / 法人番号で探せます。 該当が無ければ、 まだ会社として登録されていないということです。
コンタクトの扱い
会社に紐付けると、 同じメールアドレスのコンタクトが無ければ新しく作られます。 これで担当者単位の記録もそろいます。