更新日：2026年8月16日
RFP（提案依頼書）とは、発注側が複数の候補企業に対して、実現したいことと条件を示し、提案を求めるために作成する文書のことです。
Request For Proposal の略です。システム開発、ツール導入、業務委託などの選定で使われます。
発注側にとっては候補を同じ条件で比較する道具であり、受注側にとっては要求を正確に把握する材料になります。
RFI・RFQとの違い
| 文書 | 目的 | 段階 |
|---|---|---|
| RFI（情報提供依頼書） | どんな会社・製品があるかを知る | 候補を洗い出す |
| RFP（提案依頼書） | 課題に対する提案と概算を求める | 候補を絞る |
| RFQ（見積依頼書） | 仕様が固まった状態で価格を求める | 最終選定 |
順序はRFI → RFP → RFQですが、規模が小さい案件ではRFPだけ、あるいは口頭の要件伝達で済ませることも一般的です。
RFPに書く項目
| 分類 | 項目 | なぜ必要か |
|---|---|---|
| 背景 | 現状の課題、経緯 | 提案の前提が揃う |
| 目的 | 何を達成したいか | 手段でなく目的で比較できる |
| 要件 | 必須要件と希望要件を分ける | 対応可否が判断できる |
| 範囲 | どこからどこまでか | 見積の前提が揃う |
| 制約 | 既存システム、社内規程、セキュリティ | 後から覆らない |
| 予算 | 上限または範囲 | 提案の規模が揃う |
| スケジュール | 導入希望時期、選定の日程 | 対応可否が分かる |
| 体制 | 自社側の担当と役割 | 分担が明確になる |
| 提案してほしい内容 | 構成、費用、体制、実績 | 比較しやすくなる |
| 評価基準 | 何を重視するか | 的外れな提案を防ぐ |
| 提出方法と期限 | — | — |
「必須要件と希望要件を分ける」ことが最も重要です。すべてを必須にすると、対応できる会社がいなくなるか、費用が跳ね上がります。
予算を書くべきか
| 書く | 書かない | |
|---|---|---|
| 提案の粒度 | 揃う | ばらつく |
| 比較のしやすさ | 高い | 低い |
| 価格交渉 | 上限に寄る可能性 | — |
| 候補企業の負担 | 低い | 高い（範囲が読めない） |
範囲だけでも示すことをお勧めします。予算が分からないと、候補企業は最小構成と最大構成のどちらで提案すべきか判断できず、比較が成立しません。
受注側としての読み方
| 読む箇所 | 見るポイント |
|---|---|
| 背景・課題 | 本当の課題は何か。要件の裏にある目的 |
| 必須要件 | 対応できるか。できない場合は代替案を示せるか |
| 評価基準 | 何で選ばれるか（価格か、実績か、体制か） |
| 制約条件 | 既存システム、セキュリティ要件で外れないか |
| スケジュール | 体制を確保できるか |
| 提出先・体制 | 誰が決めるのか |
| 他の候補企業 | 何社と比較されるか |
「本当の課題は何か」を読むことが差になります。要件をそのままなぞった提案は、他社と横並びになります。
受注側の勝ち筋
- 要件の背景を確認する質問をする：質問の質そのものが評価される
- 必須要件への対応可否を明確に書く：曖昧にすると信用を失う
- できないことを正直に書く：代替案とセットで
- 評価基準に沿った構成にする：先方の様式に合わせる
- 類似の実績を1つ挙げる：業界・規模が近いもの
- 前提条件を明記する：見積の範囲を明確に
- 体制と担当者を書く：誰が実行するのか
質問期間を設けているRFPでは、必ず質問してください。質問の内容から理解度が伝わり、また回答は全候補に共有されるため、議論の前提を自社に有利な方向に寄せられることがあります。
発注側のよくある失敗
| 失敗 | 起きること | 対処 |
|---|---|---|
| 要件が抽象的 | 提案がばらついて比較できない | 必須要件を具体的に書く |
| すべてを必須要件にする | 対応できる会社が減る、費用が上がる | 希望要件と分ける |
| 予算を示さない | 提案の規模がばらつく | 範囲だけでも示す |
| 評価基準が曖昧 | 選定理由を社内で説明できない | 配点を決めておく |
| 期間が短すぎる | 良い提案が集まらない | 2〜4週間は確保する |
| 既存業者に有利な要件 | 他社が辞退する | 中立的な書き方にする |
| 質問を受け付けない | 認識のずれが残る | 質問期間を設ける |
「すべてを必須要件にする」が最も多い失敗です。本当に無いと困る要件だけを必須にしてください。
評価の進め方
| 項目 | 配点の例 |
|---|---|
| 要件の充足度 | 30 |
| 費用 | 25 |
| 実績・信頼性 | 15 |
| 体制・スケジュール | 15 |
| 提案の内容（課題理解、追加提案） | 15 |
配点を事前に決めてから提案を読んでください。読んでから基準を決めると、印象で選んだ結果を後付けで正当化することになります。
まとめ
- RFPは提案を同じ条件で比較するための文書
- 順序はRFI → RFP → RFQ
- 必須要件と希望要件を分ける
- 予算は範囲だけでも示す。示さないと提案がばらつく
- 受注側は要件の裏にある目的を読む
- できないことは代替案とセットで正直に書く
- 評価は配点を事前に決めてから
よくある質問
RFPは必ず作るべきですか？
案件の規模によります。複数社を比較し、金額が大きく、要件が複雑な案件では作る価値があります。一方、小規模な案件では、作成の工数が効果を上回ることがあります。その場合でも「目的・必須要件・予算範囲・スケジュール」の4点をメールで整理して伝えるだけで、提案の比較しやすさは大きく変わります。
予算は書いたほうがよいですか？
範囲だけでも示すことをお勧めします。予算が分からないと、候補企業は最小構成で出すべきか最大構成で出すべきか判断できず、提案の粒度がばらついて比較が成立しません。「上限に寄せられるのでは」という懸念はありますが、比較不能になるほうが損失は大きくなります。
受注側として、対応できない要件がある場合はどうしますか？
できないことを明記し、代替案をセットで提示してください。曖昧にして受注すると、後で必ず問題になります。また、発注側は「すべて対応可能」という回答を疑って見ています。対応できない理由と、その要件を別の方法で満たす案を示すほうが、結果として評価されることが多くあります。
提案の期間はどのくらい必要ですか？
2〜4週間が目安です。1週間程度だと、候補企業は既存の提案書を流用するしかなく、案件に合わせた提案が集まりません。要件が複雑な場合や、他社との連携が必要な場合はさらに時間が要ります。あわせて、途中に質問期間を設けると認識のずれが減ります。
