マーケティングコラム フォーム営業で返信が来たら？商談につなげる対応と返事の文例、返信がない会社の見方

フォーム営業は、送ったところで終わりではありません。成果が決まるのは、返信が来た後の対応です。せっかくの返信に返事が遅れたり、断られた会社にまた送ってしまったりすると、送った分が無駄になります。

この記事では、返信の種類ごとの対応と返事の文例、そして返信はしないが関心を持っている会社の見つけ方を説明します。

返信しない会社の関心も見たいなら、フォーム営業 by grip space。リンクを開いた会社が一覧で分かります。 フォーム営業 by grip space を見る

返信はどこに届くか

フォーム営業の返信は、送るときにフォームへ入力したメールアドレスに届きます。相手は、フォームに書かれた連絡先に返事をするからです。

当たり前のようですが、ここで取りこぼしが起きます。

• 返信先を、普段見ていない共有アドレスにしていた
• 担当者が休みの間に届いた返信に、数日気づかなかった
• 電話番号も書いたので電話で返事が来たが、取った人が用件を知らなかった

送り始める前に、返信を誰が、いつ見るかを決めておいてください。電話番号を書くなら、電話を取る人にも「フォーム営業を送っている」ことを伝えておきます。

返信の種類と、それぞれの対応

届く返信は、おおむね次の5種類です。

いちばん大事なのは速さです。相手が関心を持ったのは、文面を読んだその時です。返事が翌週になると、何の連絡だったかを忘れられています。問い合わせへの返信の速さと内容の考え方は「問い合わせ対応の設計｜初回返信までの時間と、内容の型」でも説明しています。

当社が自社でフォーム営業を運用したときも、1日1時間ほどの作業のうち、反応があった会社への対応は欠かせない時間でした（フォーム営業の実績データ）。送る件数は、返信に当日中に応えられる量にしてください。

返信への返事の文例

会社名・氏名・連絡先はすべて架空です。

「資料がほしい」への返事

〇〇株式会社
〇〇様

ご返信ありがとうございます。株式会社サンプルの山田です。
お話ししていた資料をお送りします（3ページ）。

資料だけでは分かりにくい点もあるかと思いますので、よろしければ15分ほどオンラインでご説明させてください。
〇月〇日（〇）14時〜／〇月〇日（〇）10時〜／〇月〇日（〇）16時〜
ご都合のよい日時があればお知らせください。ほかの日時でも調整いたします。

株式会社サンプル　山田 太郎
電話：00-0000-0000　メール：yamada@example.com

資料を送るだけで終わらせず、次の一歩（短い打ち合わせ）を1つだけ提案します。日時は候補を出すと、相手は選ぶだけで済みます。

「不要です」への返事

〇〇株式会社
〇〇様

ご返信いただきありがとうございます。承知いたしました。
今後、本件のご連絡は控えさせていただきます。突然のご連絡、失礼いたしました。

株式会社サンプル　山田 太郎
電話：00-0000-0000　メール：yamada@example.com

断りの返信には、返事をしなくても失礼にはあたりませんが、短くお礼を返すと印象が残ります。言い返したり、理由を聞き出そうとしたりはしないでください。大事なのは返事より、二度と送らないように記録することです。

返信がない会社にも「反応」はある

フォーム営業の反応は、返信だけではありません。文面に自社サイトのリンクを入れておくと、リンクを開いた会社が分かります。

当社の実測では、送った7,232社のうちリンクがクリックされたのは215社（2.97%）でした（フォーム営業の効果測定）。別の時期の集計ですが、商談につながったのは2,025社中8件（0.40%）です。関心を持った会社の多くは、返信まではしていないことになります。

クリックした会社への追いかけ方

• 1すぐに同じ文面を送り直さない ── 一度読んで返事をしなかった相手です。同じ内容を重ねると、迷惑に感じられます。
• 2「クリックしましたね」とは書かない ── 見られていたと感じさせる連絡は、関係を壊します。
• 3時期を空けて、別の切り口で ── 事例、セミナー、新しいサービスなど、前回とは違う話題で、改めて連絡します。
• 4クリックが多い文面・対象を次に生かす ── どの文面、どの業種でクリックが多かったかを見て、次のリストと文面に反映します。

クリックで送り方を比べる方法は「フォーム営業の効果測定｜CV数では判断できない理由とクリック率」、送る曜日と時間帯は「フォーム営業に効果的な曜日・時間帯は？」で紹介しています。

結果を記録する：次の送信のために

返信や商談の結果は、必ず会社ごとに記録します。記録の目的は2つです。

• 送ってはいけない会社を外すため ── 断られた会社、商談中の会社、受注した会社に、新規の営業を送らない
• 成果を正しく測るため ── 何社に送って、何件が商談になり、何件が受注になったか

記録がないと、次のリストにまた断られた会社が入ります。担当者が替わると、どの会社に何を送ったかも分からなくなります。成果の数字の見方は「フォーム営業の実績データ」で説明しています。

フォーム営業 by grip space でできること

当社の フォーム営業 by grip space では、送った後の確認と記録を、送信と同じ画面で行えます。

• 返信先：フォームに入れる返信先のメールアドレスを設定できます。返信は、そのアドレスに届きます。
• クリックした会社の一覧：自社サイトに計測タグを1行貼ると、送った文面のリンクを開いた会社が、会社名とクリック日時で一覧になります。ロボットやメールの安全確認による自動のアクセスは数えません。
• アプローチレポート：クリックが多いアプローチプラン（対象）・文面・曜日・時間帯が分かります。
• 行動履歴：会社ごとに「初回商談」「お断り」「受注」などを記録できます。
• 断られた会社を自動で外す：「お断り」を記録した会社は除外リストに入り、以後どのリストからも外れます。

返信の内容は grip space には自動で取り込まれません。返信はメールで受け取り、結果を行動履歴に記録してください。クリックの確認には、自社サイトへの計測タグの設置が必要です。

よくある質問

フォーム営業の返信は、どのくらいの時間で返せばよいですか？

「資料がほしい」「話を聞きたい」という返信には、当日中に返事をするのが目安です。相手が関心を持ったのは文面を読んだその時なので、返事が遅れるほど用件を忘れられます。送る件数は、返信に当日中に応えられる量にしてください。

「不要です」という返信にも返事をしたほうがよいですか？

返事をしなくても失礼にはあたりませんが、短くお礼を返すと印象が残ります。言い返したり理由を聞いたりはせず、それより大事な、二度と送らないための記録を必ず残してください。

返信がない会社には、もう一度送ってもよいですか？

すぐに同じ文面を送り直すのは避けてください。時期を十分に空け、事例や新しいサービスなど前回とは違う切り口であれば、改めて連絡してもかまいません。断りの返信があった会社には送らないでください。

返信がなくても、関心を持った会社を知る方法はありますか？

文面に自社サイトのリンクを入れ、どの会社が開いたかを計測する方法があります。当社の実測では、リンクがクリックされたのは送った会社の2.97%で、商談につながった割合（0.40%）より大きく、関心を持った会社の多くが返信まではしていないことが分かります。

まとめ