問い合わせフォームで受け取った情報を、その後のメール配信や営業に使ってよいかという問題があります。
判断の軸は、あらかじめ示した利用目的の範囲に入っているかどうかです。
目次
問い合わせを増やすフォームの作り方は、フォーム作成機能のページでご紹介しています。 フォーム作成の機能を見る
利用目的をあらかじめ示す
個人情報を取得するときは、何に使うかをあらかじめ示すか、速やかに通知・公表することが求められます。
フォームの近くに書く、あるいはプライバシーポリシーへのリンクを置くのが一般的です。
書き方の粒度
| 書き方 | 評価 |
|---|---|
| 「お問い合わせへの対応のため」のみ | 営業メール配信には使いにくい |
| 「お問い合わせ対応、および当社サービスのご案内のため」 | 案内に使う想定を含む |
| 「事業活動全般のため」 | 抽象的すぎて、目的を示したとは言いにくい |
具体的すぎても運用しにくく、抽象的すぎても目的を示したことになりません。実際の使い方に沿って書きます。
チェックボックスの扱い
- 同意のチェックは、初期状態でオフにする
- 同意の対象（何に同意するのか）を明示する
- メール配信の希望は、問い合わせの同意とは分けて聞く
- 同意した日時を記録に残す
社内の扱い
取得したあとの管理も含めて考えます。アクセスできる人を限定し、退職時に権限を外す運用が要ります。
外部の委託先に渡す場合は、委託先の管理も自社の責任範囲に入ります。
まとめ
- 利用目的は、取得時にあらかじめ示す
- 実際の使い方に沿った粒度で書く
- 同意は初期オフ、対象を明示、日時を記録
- 取得後のアクセス管理まで含めて設計する
- 個別の判断は、自社の法務・専門家に確認する
