「お問い合わせありがとうございます。ご都合のよい日時を3つほどお知らせください」。問い合わせのあとに、こうしたメールを送っていないでしょうか。
返信を待つあいだに数日たち、候補が埋まっていれば出し直し。その間に相手の関心は冷めていきます。予約フォームを置けば、相手は問い合わせと同時に日時を選べます。メールで日程を調整するときの書き方は 日程調整メールの書き方 で紹介しています。
本記事では、予約フォームを無料で作る方法を3つに分けて比べ、作るときの手順を5つのステップで説明します。後半では、BtoB の商談予約で聞くべき項目と、聞かなくてよい項目を整理します。
日程調整フォーム by grip space は当社のサービスです。
予約カレンダー付きのフォームは、日程調整フォーム by grip space で作れます。フリープランは無料です。 日程調整フォームを見る
予約フォームとは
予約フォームは、相手に日時を選んでもらい、その枠を押さえるためのフォームです。ふつうの問い合わせフォームとの違いは、次の3つです。
| 問い合わせフォーム | 予約フォーム | |
|---|---|---|
| 受け取るもの | 名前・連絡先・内容 | 名前・連絡先・内容 ＋ 日時 |
| 枠の管理 | 不要 | 埋まった枠を選べなくする必要がある |
| 送信後 | 担当者が連絡する | その場で日時が決まり、確認が届く |
いちばん大事なのは枠の管理です。同じ時間に2件入ってしまえば、どちらかに断りの連絡をすることになります。予約フォームの作り方は、この「埋まった枠をどう閉じるか」で大きく変わります。
予約フォームを無料で作る3つの方法
方法1：汎用のフォーム作成ツールで、日時を選択肢にする
Googleフォームなどの無料のフォーム作成ツールで、「希望日時」をプルダウンやラジオボタンの選択肢として並べる方法です。
- 良い点：すでに使っているツールで、すぐに作れる。
- 注意点：選択肢は「予約の枠」ではなくただの文字なので、標準機能では誰かが選んでも自動では消えません。同じ枠に複数の申し込みが来ることがあり、そのたびに手で選択肢を消すか、メールで調整し直すことになります。
申し込みが月に数件で、担当者が毎回確認できるなら成り立ちます。件数が増えると、枠の消し込みが追いつかなくなります。Googleフォームで作る場合の手順は Googleフォームで日程調整する方法 で説明しています。
方法2：日程調整ツールの無料プランを使う
日程調整ツールは、自分のカレンダーの空き時間を相手に見せて、そこから選んでもらうツールです。多くの製品に無料プランがあります。
- 良い点：カレンダーと連携すれば、予定が入っている時間は自動で選べなくなる。Zoom や Google Meet の URL を自動で発行できる製品も多い。
- 注意点：無料プランでは、予約時に聞く項目を変えられない製品が多くあります。名前とメールアドレスだけを受け取り、会社名や相談内容は分からないまま当日を迎えることがあります。また、問い合わせフォームとは別の画面になるため、「問い合わせを送ったあと、別のリンクで日時を選ぶ」という2段階になりがちです。
無料プランで何ができるかは、無料で使える日程調整ツール比較 で製品ごとに公式サイトを確認してまとめています。
方法3：予約カレンダーを置けるフォーム作成ツールを使う
フォームの項目の1つとして予約カレンダーを置ける、フォーム作成ツールを使う方法です。
- 良い点：会社名や相談内容などの項目と、予約の日時を1回の送信で受け取れます。埋まった枠は自動で選べなくなります。
- 注意点：無料プランでは、フォームの数や月の回答数、カレンダー連携に上限があることが多いです。
3つの方法の比較
| 方法1：汎用フォーム | 方法2：日程調整ツール | 方法3：予約カレンダー付きフォーム | |
|---|---|---|---|
| 埋まった枠を自動で閉じる | 標準機能ではできない（手で消す） | できる | できる |
| 会社名・相談内容を聞く | できる | 無料では限られることが多い | できる |
| 問い合わせと予約を1回で | できる（ただし枠の管理は手作業） | 2段階になりやすい | できる |
| Web会議URLの発行 | できない | 製品による | 製品・プランによる |
| 向いている場面 | 月に数件、担当者が毎回見られる | 1人で受ける、聞くことが少ない | 商談・相談の予約を、内容と一緒に受けたい |
日程調整ツールを選ぶときに見る点は 日程調整ツールの選び方｜商談化までの時間を縮める、フォーム作成ツールそのものの比較は フォーム作成ツールおすすめ10選 で紹介しています。
問い合わせと同時に、商談日まで決まります
フォームに予約カレンダーを置くと、担当者のGoogleカレンダーの空きだけを表示し、Zoom・Google MeetのURLまで自動で発行します（ライトプラン以上）。フリープランは無料で、フォーム1つ・月20件の回答まで使えます。
日程調整フォームを見る予約フォームの作り方5ステップ
どの方法で作るにしても、決めることは同じです。
ステップ1：受付枠を決める
最初に決めるのは「いつ、どれだけ受けるか」です。
- 曜日と時間帯：例）平日の10時〜12時、14時〜17時
- 1回の所要時間：例）初回相談は30分、デモは60分
- 1つの枠で受ける件数：1対1の商談なら1件、説明会なら定員
- いつから・いつまで受けるか：例）翌営業日から2週間先まで
- 受けない日：祝日、社内の行事がある日
最初は枠を狭く出すのが安全です。枠を広く出しすぎると、対応が回らなくなります。運用しながら広げてください。
当日の予約を受けるかどうかも決めておきます。準備の時間がとれないなら、「2日後から」のように受付の開始をずらします。
ステップ2：聞く項目を決める
予約フォームでは、当日の打ち合わせの準備に必要なことだけを聞きます。BtoB の商談予約で要る項目は、次の章で詳しく説明します。
ステップ3：確認メールと社内への通知を用意する
予約が入ったら、2通のメールが要ります。
- 予約した方への確認メール：日時、所要時間、場所（会議URL）、当日の流れ、キャンセルの方法
- 社内への通知メール：誰が、いつ、何の相談で予約したか。担当者以外にも共有したいならCC・BCCに入れる
確認メールに会議URLが入っていないと、前日に「URLはどこですか」という問い合わせが来ます。Web会議で行うなら、URLの発行まで自動にできるツールを選ぶと手間が減ります。
ステップ4：キャンセルと変更の受け方を決める
予約は必ず変わります。決めておくことは次の3つです。
- 予約した方が自分でキャンセルできるようにするか（確認メールにリンクを入れるなど）
- 日時の変更は、キャンセルして取り直してもらうのか、メールで受けるのか
- キャンセルがあったとき、社内に通知が届くか
キャンセルの方法が書かれていないと、相手は連絡をせずに来ない、ということが起きます。
ステップ5：設置して、自分で予約してみる
フォームができたら、自社サイトのページに埋め込むか、フォームのURLをメールや資料に載せます。
公開する前に、自分で1件予約してみてください。確認するのは次の点です。
- 確認メールが届くか、内容に誤りがないか
- 社内への通知が正しい宛先に届くか
- 予約した枠が、次に開いたときに選べなくなっているか
- スマートフォンで日時を選びやすいか
- キャンセルのリンクが動くか
BtoBの商談予約で要る項目
BtoB の商談予約では、「誰が・どこの会社で・何に困っているか」が分かれば、当日の準備ができます。逆に、それ以外の項目は送信率を下げるだけになりがちです。
聞くべき項目
| 項目 | 必須/任意 | 聞く理由 |
|---|---|---|
| 会社名 | 必須 | 事前に会社のサイトや事業を調べられる |
| 氏名 | 必須 | 当日の呼びかけ、確認メールの宛名 |
| メールアドレス | 必須 | 確認メール・会議URLの送り先 |
| 希望日時（予約カレンダー） | 必須 | 予約フォームの本体 |
| 相談内容 | 必須（選択式＋自由記述が楽） | 当日の資料や同席者を決められる |
| 部署・役職 | 任意 | 話す内容の粒度を合わせられる |
| 電話番号 | 任意がおすすめ | 当日つながらないときの連絡用。必須にすると送信をためらう人がいる |
電話番号を必須にするかどうかは 問い合わせフォームで電話番号を必須にすべきか で詳しく整理しています。
状況に応じて足す項目
- 打ち合わせの方法（オンライン／訪問）：両方受けている場合だけ。オンラインだけなら不要です。
- 従業員数などの規模：提案内容が規模で大きく変わる場合だけ。
- 検討の時期：営業の優先度を決めたい場合。ただし、聞かれると答えにくい項目でもあります。
- 当社を知ったきっかけ：集客の効果を見たい場合。任意にしてください。
聞かなくてよい項目
- 住所：訪問しないなら不要です。会社名が分かれば調べられます。
- フリガナ：電話をかけないなら、あまり使いません。入力の手間を増やすだけなら外してください。氏名から自動で入る仕組みがあれば、残しておいても構いません。
- FAX番号：使う予定がないなら外します。
- 予算：初回の予約時点では答えにくく、離脱の原因になります。商談の中で聞けば足ります。
個人情報の扱いを書く
予約フォームで受け取る名前やメールアドレスは個人情報です。何のために使うのか（日程の確定と連絡、当日の打ち合わせなど）をフォームの近くに書き、プライバシーポリシーへのリンクを置いてください。書き方は フォームで集めた個人情報の扱い｜利用目的の書き方 で説明しています。
送信率を落とさないための工夫
予約フォームは、日時を選ぶ分だけふつうのフォームより手間がかかります。それ以外の部分で手間を減らすことが大事です。
- 1項目を絞る ── 上の「聞くべき項目」だけにします。項目が増えるほど、送信をやめる人が出やすくなります。何を削るかは フォームの項目数とCV率｜何を削るか を参考にしてください。
- 2入力を助ける ── 会社名の候補を出す、郵便番号から住所を入れるなど、入力の手間を減らす仕組み（EFO）があると、途中でやめる人が減ります。詳しくは EFOとは？入力フォーム最適化の15チェックと改善手順 をご覧ください。
- 3スマートフォンで試す ── 日時の選択は、スマートフォンだと押しにくくなりがちです。実機で試してください。
- 4空き枠を十分に見せる ── 選べる枠が少ないと、「都合が合わない」と閉じられてしまいます。最低でも1〜2週間分は見せるのがおすすめです。
- 5送信後の画面で次の行動を示す ── 「確認メールを送りました。届かない場合は〜」と書いておくと、問い合わせが減ります。
日程調整フォーム by grip space で作る場合
当社の 日程調整フォーム by grip space は、方法3の「予約カレンダーを置けるフォーム作成ツール」です。上の5ステップは、次のように設定できます。
| ステップ | できること |
|---|---|
| 1. 受付枠 | 曜日ごとに受付の時間帯を設定（1日分をほかの曜日にコピー可）。所要時間、1つの枠の最大受付数、祝日を受け付けない設定、「何日後から何日先まで」、特定の日の特定の枠だけ閉じる |
| 2. 項目 | ドラッグ＆ドロップで項目を追加。名前・メール・電話・会社名・役職などの項目、プルダウンやラジオボタン、規約同意のチェックなど20種類以上。会社名のサジェスト、郵便番号からの住所入力、フリガナの自動入力 |
| 3. 確認・通知 | 予約した方への確認メールと、社内への通知メール（宛先・CC・BCCを指定可） |
| 4. キャンセル | 予約した方は、確認メールのリンクから自分でキャンセルできる。キャンセルするとお知らせメールが届く。日時の変更は、キャンセルして取り直す形 |
| 5. 設置 | 埋め込みタグで自社サイトのページ内に表示するか、公開URLを共有 |
上限に達した枠は自動で選べなくなり、同時に申し込まれても上限を超えません。
プランによる違い
- フリープラン（0円）：フォーム1つ、予約カレンダー1つ、月の回答数（予約を含む）20件まで。確認メール・社内への通知・キャンセルの受け付けは使えます。クレジットカードの登録は不要です。フォームに「日程調整フォーム by grip space」の表記が出ます。
- ライトプラン（月1,980円・税込）：月100件、フォーム5つ。担当者のGoogleカレンダーと連携して、予定が入っている時間を自動で隠せます。予約が入ると担当者のGoogleカレンダーに予定が入ります。Zoom または Google Meet の会議URLを予約ごとに発行し、確認メールに差し込めます。回答のCSV書き出しもできます。14日間無料で試せます（初めての申し込みのみ。カード登録が必要で、お試し中にフリープランに戻せば料金はかかりません）。
- スタンダードプラン（月4,980円・税込）：月2,000件、フォーム無制限。メンバーを招待して、同席する担当者全員が空いている時間だけを表示できます。ABテストも使えます。
- プロプラン（月14,800円・税込）：月10,000件。
なお、Outlook と Microsoft Teams には現在対応していません。連携できるのは Googleカレンダー・Zoom・Google Meet です。
よくある質問
予約フォームは無料で作れますか？
作れます。Googleフォームなどの無料のフォーム作成ツールで日時を選択肢にする方法、日程調整ツールの無料プランを使う方法、予約カレンダーを置けるフォーム作成ツールの無料プランを使う方法があります。ただし、汎用のフォームでは標準機能だと埋まった枠が自動で閉じないため、件数が増えると管理が大変になります。
Googleフォームで予約フォームを作るときの注意点は？
日時を選択肢として並べても、標準機能では誰かが選んだ枠は自動で消えません。同じ枠に複数の申し込みが来ることがあるため、申し込みのたびに選択肢を手で消すか、メールで調整し直す運用が必要です。
商談予約のフォームで、電話番号は必須にすべきですか？
予約の確認や会議URLの案内はメールで足りるため、任意にしておくのがおすすめです。必須にすると、営業電話を警戒して送信をやめる人がいます。当日つながらないときのために聞きたい場合も、任意項目として置いてください。
予約のキャンセルや日時の変更はどう受ければよいですか？
確認メールにキャンセルの方法を書いておくことが大事です。予約した方が自分でキャンセルできる仕組みがあれば、無断で来ないことが減ります。日時の変更は、キャンセルして取り直してもらう形にすると、枠の管理が崩れません。
まとめ
- 予約フォームとふつうの問い合わせフォームの違いは、埋まった枠を閉じる必要があること。
- 無料で作る方法は3つ。汎用フォームは手軽だが枠の管理が手作業、日程調整ツールは聞ける項目が限られがち、予約カレンダー付きのフォームは内容と日時を1回で受け取れる。
- 作り方は「受付枠 → 項目 → 確認・通知 → キャンセル → 設置とテスト」の5ステップ。
- BtoB の商談予約では、会社名・氏名・メール・希望日時・相談内容があれば準備ができる。電話番号は任意、住所や予算は聞かない。
日程調整フォーム by grip space は、問い合わせフォームの中に予約カレンダーを置ける当社のサービスです。フリープランならフォーム1つ・月20件まで無料で使えます。詳しくは 日程調整フォーム by grip space をご覧ください。
