マーケティングコラム 日程調整メールの書き方｜例文と、メールの往復をなくす方法

商談や打ち合わせの日程は、メールで決めることが多いはずです。ところが、候補日を送って、返事を待って、埋まっていたらもう一度出し直す。この往復だけで数日かかることがあります。

この記事では、相手が一度で返信できる日程調整メールの書き方を、そのまま使える例文と一緒にまとめます。後半では、メールの往復そのものをなくす方法も紹介します。

メールの往復をなくす方法は、日程調整フォーム by grip space のページでご紹介しています。フリープランは無料です。 日程調整フォームを見る

日程調整メールで先に決めておくこと

書き始める前に、次の4つを決めておきます。ここが曖昧だと、相手から質問が返ってきて往復が1回増えます。

• 目的：何の打ち合わせか（初回のご説明、お見積りのご説明、定例など）
• 所要時間：30分か、60分か
• 形式：訪問、来社、オンライン（Zoom・Google Meet など）のどれか
• 参加者：自社から誰が出るか。相手に誰を呼んでほしいか

所要時間と形式が書かれていないと、相手は予定を確保できません。「1時間程度、オンラインで」と一言あるだけで、返信の速さが変わります。

日程調整メールの基本の書き方

件名は「用件＋日程調整」がひと目で分かるように

相手の受信箱には多くのメールが届きます。件名だけで何のメールか分かるようにします。

• 【日程調整のお願い】〇〇のご説明（30分・オンライン）
• 〇〇の件｜お打ち合わせ日程のご相談

返信が続いても件名は変えずに「Re:」のままにしておくと、相手があとから探しやすくなります。

候補日は3〜5つ、日付・曜日・時間帯まで書く

候補が1つだけだと、合わなかったときにやり直しになります。多すぎると相手が選ぶのに疲れます。3〜5つ程度が目安です。

書き方のポイントは次のとおりです。

• 日付には曜日を添える（「10月28日（火）」）
• 時間は幅で出すと相手が選びやすい（「13:00〜17:00のうち1時間」）
• 候補は数日に分散させる（同じ日に固めない）
• 候補日は1週間以上先まで入れておく（直近だけだと埋まっていることが多い）
• 送ったあと、その時間は自分の予定を仮押さえしておく

最後の仮押さえを忘れると、相手が選んだ時間に別の予定が入っていた、ということが起きます。これが再調整のいちばん多い原因です。

返信しやすい形にする

相手が「どう返せばいいか」で迷わないようにします。

• 候補に番号を振り、「番号でお知らせください」と書く
• 「いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をいくつかお知らせください」と逃げ道を書いておく
• 返信の期限を書く場合は、やわらかく書く（「〇日ごろまでにお知らせいただけますと幸いです」）

そのまま使える日程調整メールの例文

社名・氏名・日時は差し替えてお使いください。

例文1：自分から候補日を出す（社外・初回）

例文2：相手に候補日をもらう

相手が役職者で予定が埋まりやすい場合や、こちらの予定に余裕がある場合は、相手に候補を出してもらうほうが早く決まります。

例文3：相手が候補から選んでくれたときの返信（確定）

確定メールには、日時・形式・場所またはURL・参加者をもう一度まとめて書きます。相手はこのメールだけ見れば当日参加できる状態にします。

例文4：相手から候補日をもらったときの返信

例文5：提示された候補がすべて合わないとき

断るだけで終わらせず、こちらの代わりの候補を必ず添えます。

例文6：確定した日程を変更したいとき

こちら都合の変更は、理由を簡潔に添え、お詫びを先に書きます。新しい候補も同じメールで出します。

例文7：前日のリマインド

よくある失敗と防ぎ方

メールの往復が減らない理由

書き方を工夫しても、往復がゼロになるわけではありません。理由は仕組みにあります。

• 候補を出す側は、相手の予定が見えない
• 相手は、こちらの候補以外の空きが見えない
• 返信を待つあいだも、こちらの予定は動き続ける

つまり、お互いに相手のカレンダーが見えないまま、文字でやり取りしている状態です。返事を待つ1日、2日のあいだに、相手の関心が冷めることもあります。問い合わせから商談までの時間をどう縮めるかは、初回商談の進め方でも触れています。

メールの往復をなくす方法

往復をなくすには、相手に空いている時間を見せて、その場で選んでもらう形に変えます。方法は大きく2つあります。

方法1：予約ページのURLをメールで送る

Googleカレンダーの「予約スケジュール」や、日程調整ツールで予約ページを作り、そのURLをメールに貼ります。相手は空いている時間を押すだけで予約が確定します。

メール文面は短くなります。

Googleカレンダーの予約スケジュールは、個人のGoogleアカウントなら予約ページを1つ無料で作れます。使い方は Googleカレンダーで予約を受け付ける方法 で説明しています。ツールの選び方は 日程調整ツールの選び方 や 日程調整ツールの比較 にまとめています。

方法2：問い合わせフォームの中で日程まで決めてもらう

そもそも日程調整メールが必要になるのは、「問い合わせを受け付ける」と「日程を決める」が分かれているからです。問い合わせフォームの中に予約カレンダーを置けば、送信と同時に日程が決まります。

この形にすると、次のやり取りがなくなります。

• 問い合わせのお礼と、候補日を出すメール
• 相手の返信待ち
• 確定の連絡と、会議URLの送付

フォームの項目が増える分、入力の負担には気を配る必要があります。項目の絞り方は フォームの項目数 や EFOの考え方 を参考にしてください。予約フォームそのものの作り方は 予約フォームの作り方 で解説しています。

日程調整フォーム by grip space でできること

当社の 日程調整フォーム by grip space は、フォームに予約カレンダーを置ける日程調整フォームです。

• 来訪者は日付を選び、空いている時間を押すだけで予約できます
• 担当者のGoogleカレンダーと連携すると、予定が入っている時間は予約枠に表示されません。予約が入ると担当者のGoogleカレンダーに予定が登録されます
• 予約ごとにZoomまたはGoogle Meetの会議URLを発行し、確認メールで届けます
• 予約した方は、確認メールのリンクから自分でキャンセルできます
• 公開URLを共有することも、埋め込みタグで自社サイトのページ内に置くこともできます

日程調整メールに公開URLを貼って使うこともできます。フリープランは無料（フォーム1つ・月20件の回答まで）です。Googleカレンダー・Zoom・Google Meetとの連携はライトプラン（月1,980円・税込）以上で使え、ライトプランは14日間無料で試せます。

メールで調整したほうがよい場面もある

すべてを予約ページに置き換える必要はありません。次のような場面では、メールで丁寧に調整するほうが向いています。

• 相手が役職者で、こちらから候補を出すより相手に合わせたいとき
• 社外の複数社が参加する会議
• 長くお付き合いのある取引先との定例

「最初の商談はフォームや予約ページで、関係ができてからはメールで」と使い分けると、手間と印象のバランスが取りやすくなります。オンライン商談の当日の進め方は オンライン商談の進め方 で解説しています。

まとめ

よくある質問

日程調整メールで出す候補日はいくつがよいですか？

3〜5つ程度が目安です。1つだけだと合わなかったときにやり直しになり、多すぎると相手が選びにくくなります。曜日を添え、数日に分散させて出すと決まりやすくなります。

候補日は何日先まで出せばよいですか？

直近の数日だけだと、相手の予定が埋まっていることがあります。翌週から再来週あたりまで含めておくと、一度で決まりやすくなります。急ぎの場合は、その理由を一言添えましょう。

相手から返信がないときは、どうすればよいですか？

数日たっても返信がなければ、「先日お送りした日程の件ですが」と短く再送します。そのときに候補日を更新しておくと、相手はそのまま選べます。仮押さえしていた予定は、再送のタイミングで見直しましょう。

日程調整をメールではなくURLで送るのは失礼ですか？

予約ページのURLを送ること自体は、ビジネスでも広く使われています。気になる場合は「ご都合のよい日時をこちらからお選びいただけます。ページで合う日時がなければ、メールでお知らせください」と一言添えると、相手に選択肢を残せます。